ГОТОВИМСЯ К ВЫСТАВКЕ (начальная школа участника выставки, или как превратить нелёгкий выставочный труд в увлекательный творческий процесс и добиться отличных результатов)
Итак, Вы выбрали выставку, на которой хотели бы представить свою фирму.
12 недель до выставки
- Проведите анализ: какова общая тема выставки? кто будет ее посещать?
- Отправьте заявку.
11 недель до выставки
- Соберите выставочную команду, чтобы вместе продумать план участия в выставке.
- Рассчитайте и утвердите бюджет выставки.
- Укомплектуйте состав стендистов.
10 недель до выставки
- Начните планировать экспозицию.
- Проконсультируйтесь с дизайнерами.
- Держите связь с организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех изменений.
9 недель до выставки
- Продолжайте оформление выставочного стенда.
- Проведите еще одно собрание с выставочной командой.
- Подкорректируйте бюджет.
8 недель до выставки
- Проведите тренинг стендистов.
- Поработайте с выставочной командой над экспозицией.
- Подключайте отдел рекламы. Введите их в курс дела и разработайте проект по рекламе и продвижению вашего участия в выставке.
7 недель до выставки
- Завершайте работу по дизайну и графическому оформлению выставки
- Подготовьте рекламную продукцию, которую будете использовать на выставке.
- Закажите оборудование, необходимое для выставки.
6 недель до выставки
- Проведите собрание со своей командой.
- Вместе с рекламным отделом разработайте пресс-релизы и методы работы со СМИ.
- Договоритесь о доставке всех выставочных материалов и оборудования.
5 недель до выставки
- Организуйте обучение персонала работе в выставочных условиях.
- Заполните все формы и бланки по сервису (канцелярские принадлежности, уборка, электричество, грузчики, телефоны, компьютеры, охрана и т.д.).
- Чтобы увеличить количество посетителей, начните предвыставочную маркетинговую кампанию
4 недели до выставки
- Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности.
- Окончательно распределите персонал.
- Составьте расписание работы.
3 недели до выставки
- Усиливайте предвыставочную маркетинговую кампанию. Разошлите персональные приглашения потенциальным клиентам и заказчикам.
- Проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения, если это необходимо.
- Активизируйте предвыставочную подготовку персонала.
2 недели до выставки
- Проведите заключительную репетицию с вашей командой. Будьте готовы к любым неожиданностям.
1 неделя до выставки
- Проводите ежедневные собрания для контроля над подготовкой к открытию выставки.
- Договоритесь о демонтаже экспозиции после выставки.
1 день до выставки
- Начистите туфли, погладьте костюм и примите успокоительное.
Подбираем персонал.
Подбирая стендистов, необходимо учитывать их личные качества и свойства характера.
Стендист должен обладать следующими качествами:
- умение и желание общаться с людьми (коммуникабельность);
- знание продукции фирмы, ее истории, направлений деятельности;
- выносливость;
- привлекательность.
О последнем пункте следует сказать особо. Не путайте привлекательность и внешнюю красоту. Нередко руководители фирм слишком большое значение придают «длинным ножкам и большим глазкам», забывая, что чрезмерно красивая внешность часто отвлекает от экспонатов, выставленных на стенд, или, как говорят профессионалы, «вампирит». Вывод: в выставочном деле внешняя красота, практически, означает профнепригодность. Впрочем, не ударяйтесь и в другую крайность: Квазимодо был добрым парнем, но на выставочном стенде ему тоже не место.
Немаловажное качество при подборе стендистов – опытность. Вы не пошлете неопытного торгового представителя к солидному клиенту. По той же причине не следует пускать новичков на выставочный стенд.
И о коммуникабельности. Застенчивый от природы, некоммуникабельный человек вряд ли сможет работать в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга.
Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости. Это особенно важно, если ваши товар или услуга достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали предмет и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь передать в общих чертах названия, общие характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи вашей продукции.
Перечень продукции, которую вы собираетесь представить на выставке, должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы.
До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов по вопросам:
- тематика выставки;
- цели участия в выставке;
- перечень продукции, услуг, представляемых на выставке;
- новинки;
- задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров на поставку, продажу и т. д.);
- план стенда;
- закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
- распорядок работы;
- в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;
- основные категории предполагаемых посетителей;
- формы регистрации посетителей;
- формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.
До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.п. Другая папка содержит материалы для потенциальных клиентов: буклеты, обычные прайсы и т.п.
Все это Вы сделать должны.
Чего Вы не должны делать? Руководитель не должен в присутствии посетителей распекать или давать указания стендистам. Недопустимо также проведение совещаний об улучшении работы на стенде во время работы выставки, в присутствии посетителей.
(Продолжение следует)
